segunda-feira, 6 de abril de 2020

9 dicas para vídeo-reuniões mais produtivas no home office

Com a adoção em massa do home office, as reuniões de funcionários da empresa e também com clientes e fornecedores passaram a ser por vídeo - Skype,  vídeo do Whatsapp, Google Hangouts, Bluejeans, Microsoft Teams, Zoom, etc.

Como na Vendere há 18 anos a gente come, bebe e dorme Internet e já fizemos muitas vídeo-reuniões e vídeo-conferências, gostaríamos de compartilhar um pouco do que aprendemos para aumentar sua produtividade:

1) Só uma pessoa muito superficial não acredita nas aparências
Claro que todo mundo que lê esse blog sabe que não é para fazer reunião de pijama, mas estar em casa pode levar você a dar uma relaxada no padrão. Para suas vídeo-reuniões use as mesmas roupas, acessórios e rotina de grooming (banho, pentear/arrumar o cabelo, fazer a barba, maquiagem, etc.) que usaria se estivesse no escritório. De quebra, manter a rotina matinal e estar "bem arrumada(o)" aumenta a sua atenção e disposição psicológica para o dia de trabalho.

2) Olhos nos olhos
Nem a Gisele Bündchem fica bem naquele ângulo de baixo para cima que um notebook filma as pessoas, quando na mesa ou no colo. Se você não quiser parecer que saiu direto do set de Nosferatu para a reunião, levante a câmera até a altura dos seus olhos usando um suporte de notebook ou, se não tiver, use uma pilha de livros ou outro objeto que tiver em casa. (Tá, a Gisele talvez passasse. Já eu e você...)

3) Aquilo é um cesto de roupa suja?
Você gostaria que as pessoas prestassem atenção só na belíssima apresentação que está fazendo no vídeo, mas a tendência natural do ser humano é fazer um curioso e atento escaneamento de tudo que aparece na imagem. Então, ligue a câmera antes da reunião e verifique tudo que aparece atrás de você. Arrume o ambiente. Tire os livros ou escolha um ângulo ou distância que não dê para ler o títulos. Sempre opte por um fundo bem neutro.

4) Luz, mais luz!
Se você não quiser correr o risco de ficar a com aparência sinistra do Marlon Brando em Apocalipse Now, fique próximo e de frente para uma janela ensolarada. Além disso, um ambiente que parece bem iluminado ao olho pode ser insuficiente para a câmera então, mesmo de dia e perto da janela, também sempre experimente acender a luz do ambiente e veja se melhora. Evite janela nas costas porque faz o rosto ficar mal iluminado, mas se não houver outro ângulo possível, feche a cortina ou persiana nas costas e acenda a luz do ambiente.

5) Au, au
Como não é possível (nem sensato ou legal 😃) envenenar o cachorro do vizinho ou amordaçar as crianças para a reunião, escolha um ambiente mais isolado, feche a porta e o vidro da janela. Além disso o microfone embutido do computador ou celular tem baixa qualidade e pega muito ruído ambiente. Use um conjunto microfone / fone de ouvido, como esses normais de celular. Também tente se lembrar de desligar o seu microfone durante o tempo que outras pessoas estiverem falando.

6) Tô ficando meio mareado
Imagem chacoalhando em uma conversa curta é ruim, em uma mais longa é insuportável. Para vídeo-reuniões sempre dê preferência a uma câmera fixa, mas se tiver que usar o celular, fixe-o em um suporte, ou coloque-o apoiado em uma superfície. Se você segurar o celular na mão (ou usar o notebook no colo) inevitavelmente a imagem vai ficar mexendo.

7) Abaixo o socialismo!
A banda passante (a velocidade de comunicação) do WiFi da sua casa é dividida por todas a pessoas que a estejam usando simultaneamente. Então, com seu cônjuge e filhos em casa e todo mundo trabalhando, estudando e se divertindo na Internet ao mesmo tempo, a velocidade pode ficar baixa para vídeo ao vivo bidirecional. Para evitar possíveis engasgadas ou travadas na imagem de suas reuniões, você pode se conectar por cabo ao roteador da casa, o que é nativamente mais rápido e não compartilhado.

8) A man with a plan
Se as reuniões no escritório costumam ser chatas e improdutivas, por vídeo a coisa pode passar de mal a pior. Um maneira minimizar isso é rascunhar um roteiro de itens a serem abordados e, especialmente, o objetivo claro e específico do que você quer atingir com aquela reunião, para poder encerrá-la quando chegar lá. Tudo isso vale se você é que teve a iniciativa ou tem controle da reunião. Se for o seu chefe, minha única dica é: aguente firme. Emprego não tá fácil nessa crise...

9) Peraí só um pouquinho
Seja pontual com o horário programado para começar. Para evitar interrupções e esperas, ou a visão da sua cadeira vazia, faça um checklist de tudo que vai precisar na reunião e tenha antes tudo à mão, por exemplo papéis na mesa e as várias telas das informações já abertas no computador. E lembre-se, pior que a sua cadeira vazia, só a visão do seu traseiro passando na frente da câmera quando você levantar para ir pegar o papel que esqueceu...

10 dica bônus) No futuro todo mundo vai ter 15 minutos de fama
Se você faz muitas reuniões remotas, mas principalmente se você quer causar uma excelente impressão em clientes por vídeo-reunião, ou ainda se você faz vídeo conferências para grupos grandes de pessoas, você pode considerar investir em um upgrade para um "kit Youtuber": câmera profissional/semi-profissional, tripé, microfone direcional ou de lapela e luz para vídeo. Um kit desse tipo que os Youtubers usam não é barato (especialmente uma câmera DSLR  como uma Canon T7i por exemplo) mas a diferença de qualidade é gritante e pode afetar a percepção que o cliente tem de sua empresa. De quebra, nas horas vagas você pode usar os equipamentos para se lançar numa nova carreira paralela, a de influenciador digital...

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